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    —— 廣州佛山論壇會活動策劃公司-論壇會議現場布置節目演出-森凌策劃 ——

     峰會論壇活動如何組織策劃?
     
    峰會論壇活動現如今隨處可見,不同規模、不同類型的,但是想要舉辦的成功就不是一件容易的事情,如何合理控制成本,如何提升質量,這些問題是策劃公司需要仔細想的。那么,峰會論壇活動如何組織策劃呢?
    想要成功組織舉辦一場峰會或論壇活動,肯定離不開前期精密的準備工作,活動規模越大,需要籌劃的時間就越長,人員分配、場地選擇、核心人群、車輛接待、第三方人員等都是需要需注意的問題。
     
    人員分配:每個人要明確自己的職責,根據自己的職責完成好自己負責的任務,由總負責人負責監管和檢查,確保每個人都能夠順利完成自己的工作。
    場地選擇:場地選擇預訂環節,包括住宿、晚宴、會議場地等。根據參會人數和活動規模進行決定,如何人數和規模較大,那就要選擇體育館、劇院、會展中心等大型場所,并且要了解清楚場地使用的細節。
    核心人群:核心人群就是嘉賓要提前對嘉賓進行分類,如:VVIP,VIP,嘉賓,媒體等等,并且根據這些嘉賓的等級進行安排車輛使用和住宿等問題。
    不是我們的觸及范圍,待企業確定出席以后,后續的工作可能都是很這些VVIP助理聯系,反正得確保好他們的工作不能失誤。VIP也得注意語言技巧,一般是主要是贊助商。
    第三方人員:禮儀、保安、主持人這些都是非常重要的角色,這些人員的服裝、妝容以及素質都需要格外注意,因為這些都是最直接體現這場活動好壞的點。
     


    【論壇】如何策劃一場論壇 
     
    會議策劃、執行基本都是一點點學來的。會議是否成功有很多要素,但是會議的主題設定、流程設定、要點設定還是有跡可尋的。惠惠向您簡單介紹一下會議(論壇)策劃的一些要點。
     
    做會議論壇,基本都是有目的性的命題作文。所以首先了解領導的意圖,自身有什么優勢資源。我們需要根據領導意圖,確定幾點:什么形式,什么規模,在哪里辦,贏利點,優勢分析,難點分析。形成一個會議說明文字報給領導。這里包括:會議背景、論壇概況(含論壇主題、舉辦時間、指導單位、主辦單位、協辦單位、承辦單位、支持媒體),參會人員類型數量、內容設置(含結構說明、會議流程)。
     
    領導基本通過整個會議的策劃文檔,確定各個主題,尤其是領導發言主題是很重要的。
     
    一般的上午會議(或者上半場)主要照顧領導、贊助商、主辦方。
     
    會議想要做出點特色,具有影響力能夠被媒體關注、贊助商滿意、參會者滿意,形式一定不能是單一的。一般來講除了領導層次的演講發言內容之外,還要設立活動發布、刊物發布、機構成立儀式、項目簽約等內容。
     
    論壇的設置,還需要考慮贊助商的需求,例如簽到臺發放贊助商資料,參會證、手提袋、背景板放贊助單位logo,講話過程中讓贊助商領導發言,讓贊助商領導和支持單位大領導在貴賓室見面照相,會前和茶歇的時候博放贊助單位宣傳視頻等。
     
    現在做會議,很多都是演講+互動的構成,也就是以上會議演講部分完成后,讓部分重量級領導,尤其是贊助單位領導,有個露面發言的機會。互動交流的環節,一般是在舞臺上擺放4~8個椅子(算上主持人的),呈淺弧形,盡量都面對觀眾。投影或者LED設置,可以在幕布或者LED中放映領導發言畫面。一般來講,互動環節都分為臺上嘉賓互相之間的交流,以及臺上臺下互動兩部分。也就是可以讓臺下觀眾發言對某個嘉賓提問,然后嘉賓回答,也可以大家都來談這個問題。
     
    一般半天的會議,以上部分就足夠了,但是如果是全天會議,或者多天會議,那就要設置分論壇了。分論壇設置有幾個原則:
     
    1、招商優先,按照贊助商的需求設定分論壇主題和規模形式;
     
    2、熱點優先,積攢人氣,對外招商和宣傳用;
     
    3、領導們最得意最喜歡的事;
     
    4、為了凸顯主題而設置的分論壇。因為分論壇和主論壇之間,可能換會議室,至少有一段時間的間隔,所以形式上可能有轉變。分論壇可以單獨選擇形式。例如一些項目對接會適合U形、回形等。


     
    致辭+演講+發布+互動,基本已經滿足一般會議論壇需要。但是為了滿足贊助商,或者實現盈利的需要,可能還涉及到會后集體參觀、考察的環節。實際上這個就是為了讓大家放松一下,順便滿足贊助商的需求。
     
    以上為一般的會議流程,但是還有幾個問題需要注意,需要在會議策劃階段就要考慮到。例如
     
    1、媒體宣傳。媒體宣傳分為內外部分,可以自己做活動官網、活動專題、新聞報道,也可以找外部的媒體來宣傳。
     
    2、物料的籌劃。包括會議手提袋、會議手冊、項目手冊、參會證、背景板、易拉寶、水牌等,這些需要提前設計、制作的,同時也是招商的項目。
     
    3、會議招商問題。會議主題形式的確定,都要和招商贊助相關,這個要貫徹一個會議的始終,不多累述;
     
    4、會議的流程控制表、任務分工表,這也是需要在策劃階段就要做出來的,包括物料表。

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    如何策劃好一場高峰論壇
     
     對于峰會論壇活動策劃,首先確定論壇的主題內容、活動預算。這。其次此類活動策劃也需要提前策劃好峰會論壇的大致內容。這兩個大要素確定以后才能確定議程、規格,規模
    我們認為高峰論壇活動策劃,確定這幾個大要素確定以后才能確定議程、規格,規模。峰會論壇活動策劃,最好是有一套完整詳細的管理方式。
    如果在策劃方案出來后,有執行計劃確認表,上面有項目目標、里程碑、推進計劃、實施路徑、具體工作任務等。這不僅方便了活動策劃者,隨時掌控活動進度,可以通過表格了解項目各階段的實施情況和結果交付。對于客戶來說,這是體現專業度和服務的地方,即給自己添麻煩從而才能為客戶提供方便和舒心,現在都講用戶體驗,所以服務必須做的徹底、到位。更重要的是有套科學的管理方法,不會在項目前期準備的時候出狀況,而且在物料方面得到節省的效果,極大減少了重做、做錯這些情況的發生。
     
    高峰論壇活動策劃注意細節
    1、論壇議程策劃安排大多數發布會整個過程就是講話,念稿件,例行演示。實際上,盡管峰會論壇活動屬于正式的論壇,但可以做得更活躍一些,尤其是高峰論壇活動策劃的開幕。在論壇議程安排時,注意緊湊、連貫,從實踐來看,一般控制在一到兩個小時為宜。
    2、確定參會人員是一項很重要的工作,也是一個變化較多的因素,而它的變化將影響到整個會議的規格與規模,進而影響高峰論壇的各個因素。比如,重要人物的出席和缺席可能影響規格,或者方便起見,論壇地點或論壇的一部分內容改為機場、貴賓室進行,或者時間調整等。因此,這是總協調工作控制的“關鍵點”,宜重點來抓。
    3.論壇現場氣氛控制,現場執行總負責人,可以在現場氣氛多下功夫。氣氛輕松活潑,與會者的心情也會舒暢。
    4.主持人,在高峰論壇活動中,需要提前安排好一些事情,事先要與主持充分溝通,讓他(她)對整個會議的風格有個大致的了解與把握。在產品的演示講解過程中,可以用一些現代科技手段,結合做好的示意圖、三維圖形、錄相、幻燈片等,以助與會者的理解。
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