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    —— 年會活動策劃常用基本方案 ——

    會前

    一、策劃方案

    1.時間:年會前1-3個月

    2.要求:根據公司情況,確定年會內容(總結會/表彰/表演/聚餐)、確定年會地點、確定會議日程等。

    3.流程:起草年會方案--報審--召開通知。

    二、預算編制

    方案通過后編制年會預算。預算內容主要包含:獎金(獎勵、抽獎)、住宿費、餐費(含酒水)、車費、場地費(含點心、花卉、橫幅、其他裝飾等)、材料費(證書、牌匾等)。

    三、準備材料

    1.會前兩周完成獎品、獎杯、證書、簽到筆薄、簽到墻、橫幅等購買和制作。

    2.會前兩周全部整理和審核工作匯報PPT。

    3.會前兩天確定會晚會議程并打印。

    四、費用申請

    申請頒獎獎金,及其他所有費用。

    五、人員統計

    會前一周完成:

    1.統計參會人員、參與抽獎人員名單;

    2.統計并安排參會人員住宿。

    六、年會主持

    1.會前三周確定會議、晚會主持人選。

    2.要求晚會主持在開始前有不少于5次的排練。

    七、場地驗收

    會前半個月驗收場地,重點檢查:

    1.設備(網絡、電腦、屏幕、話筒、燈光、音響效果、酒店內部人員協助等)。

    2.舞臺裝飾、會場桌椅擺放等。

    八、人員接待

    年會當天,專人負責接送參會人員,安排就餐等。

    九、其他

    1.會前一周收集表演音樂

    2.坐席安排

    十、統籌協調

    年會籌備組長2人負責協調各項工作的開展,督促工作按計劃進行。

    會中

    1、統籌協調

    年會籌備組長負責協調各項工作按計劃進行,控制好晚會時間。專人負責全程錄影、錄像。

    2、技術支持

    電腦、音響、音樂操作及其他技術支持。

    3、后勤支持

    安排幾人做后勤協助工作

    4.茶水、點心及時供應;

    5.麥克風傳遞;

    6.燈光、場務(如表演期間負責通知表演人員、提醒發言人員控制發言時間等)控制;。

    7.獎金、獎品、獎牌等的管理、發放;

    8.禮儀小姐隨時候場;

    9.保持現場安全及清潔衛生;

    10.保證就餐按時進行。

    會后

    1、費用結算

    年會費用匯總結算。

    2、安排返程

    安排其他單位人員返程事宜。

    3、場地清潔

    清潔年會場地

    4、資料收集

    A.錄像剪輯、相片匯總成冊;

    B.整理會議紀要;

    C.編制跟蹤表,跟蹤年會提出的項目。

    5、費用結算

    年會費用匯總結算。

    6、后續宣傳

    通過各種媒介(公告欄、網站、內刊等)宣傳年會相關報道。

    7、會后總結

    及時召開總結會,總結年會籌辦過程中的優點與不足,作為今后年會籌辦的借鑒。

        整個年會籌辦流程中,重中之重是做好會前工作,會中落實、協調,會后及時總結。為了明確責任到人,保證年會各項工作按計劃進行,建議制作一份詳細的節點控制表。
        大部分企業可以找活動策劃公司來協助年會的舉辦,效果會好很多,不光是省心,重要是體現在舞臺燈光音響的舞美及外請專業節目表演,所以把企業員工的氣氛和熱情調動起來。有預算的大公司還可以請二三線明星或者模仿大咖及本地知名藝人、主持來協助把每年年會做一個意義非凡的團年晚會。

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